三牛文化(西安)分公司

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会议活动的核心问题:如何压缩会议费用
西安最专业的会议公司
发布者:西安会议公司发布时间:2017.06.30喜欢数:16 所属类别:行业资讯
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  举办一场会议活动其中预算与费用是客户最关心的问题之一,做好一场会议活动,将客户的预算用到最极致,是我们西安会议公司一直以来的目标。我们在为客户节约资金以及将费效比提高方面,我们一直是走在西安会议行业前列的 ,下面就和大家分享一下如何做一场费效比高的活动。

  交通费用: 出发地至会务地的交通费用—包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。

  会议期间交通费用—主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

  欢送交通及返程交通—包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

  会议室/会议厅的费用:

  会议场地租金—通常场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

  会议设施租赁费用—此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式。同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

  会场布置费用—如果不是特殊要求,通常此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

  其他支持费用—这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、娱乐保健、运输与仓储、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉而且服务专业的支持。对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

  住宿费用

  住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

  餐饮费用:

  早餐

  早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

  中餐及午餐

  中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

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  酒水及服务费

  通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

  会场茶歇

  此项费用基本上是按人数预算的,预算时可以提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常还包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种—西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主要,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

  联谊酒会/舞会

  事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容

  视听设备:

  除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:设备本身的租赁费用,通常按天计算。·设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理。

  ·音源—主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理演员及节目·通常可以选定节目后按场次计算—预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关—专场或包场除外。其他—点心、水果及调制色酒。

  我们西安会议公司将持续的为您提供最专业的会议活动服务。全国服务热线:400-700-5261.

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